Otključajte poslovnu učinkovitost: Automatizacija radnih procesa uz Zapier i IFTTT

U današnjem brzom globalnom poslovnom okruženju, učinkovitost nije samo poželjna osobina; ona je ključni faktor razlikovanja. Organizacije diljem svijeta neprestano traže načine za optimizaciju poslovanja, smanjenje ručnog rada i oslobađanje vrijednih ljudskih resursa za strateške inicijative. Automatizacija radnih procesa pojavila se kao moćno rješenje, a na čelu su dvije vodeće platforme: Zapier i IFTTT (If This Then That). Ovaj sveobuhvatni vodič istražuje kako ove platforme mogu revolucionirati vaše poslovne procese, nudeći praktične uvide za raznoliku međunarodnu publiku.

Nužnost automatizacije radnih procesa za globalne tvrtke

Moderni poslovni krajolik karakterizira međusobna povezanost i stalan protok podataka kroz brojne aplikacije i usluge. Od sustava za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) i platformi za e-mail marketing do alata za upravljanje projektima i društvenih medija, tvrtke se oslanjaju na složen ekosustav softvera. Ručni prijenos podataka, pokretanje akcija na različitim platformama ili odgovaranje na događaje može biti izuzetno dugotrajno, podložno pogreškama i iscrpljujuće za produktivnost. Tu nastupa automatizacija radnih procesa.

Za tvrtke koje posluju u različitim vremenskim zonama, kulturama i regulatornim okruženjima, potreba za standardiziranim, učinkovitim i procesima bez pogrešaka još je izraženija. Automatizacija radnih procesa osigurava:

• Povećanu produktivnost: Automatizacija ponavljajućih zadataka omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na aktivnosti veće vrijednosti koje zahtijevaju ljudsku kreativnost, kritičko razmišljanje i međuljudske vještine.
• Smanjene pogreške: Uklanjanje ručnog unosa podataka i zadataka na više platformi značajno smanjuje rizik od ljudske pogreške, što dovodi do točnijih podataka i pouzdanijih procesa.
• Uštedu troškova: Automatizacijom zadataka, tvrtke mogu smanjiti potrebu za ručnim radom, minimizirati operativne troškove i poboljšati alokaciju resursa.
• Brže poslovanje: Automatizirani radni procesi izvršavaju zadatke trenutno ili prema rasporedu, ubrzavajući ključne poslovne procese poput njegovanja potencijalnih klijenata, ispunjavanja narudžbi i korisničke podrške.
• Poboljšanu dosljednost: Automatizirani procesi osiguravaju da se zadaci svaki put izvode na isti način, što dovodi do veće dosljednosti u pružanju usluga i internim operacijama.
• Poboljšanu točnost i protok podataka: Besprijekorna integracija između aplikacija osigurava točan i pravovremen prijenos podataka, pružajući sveobuhvatniji i ažuriraniji pregled poslovanja.

Razumijevanje Zapiera: Snažan alat za poslovnu automatizaciju

Zapier je web-platforma koja korisnicima omogućuje povezivanje različitih web aplikacija i automatizaciju radnih procesa između njih bez potrebe za znanjem programiranja. Radi na principu 'Zapova', koji su automatizirani radni procesi koji povezuju dvije ili više aplikacija. Zap se sastoji od Okidača (događaj koji pokreće Zap) i jedne ili više Akcija (zadataka koje Zap izvršava kao odgovor na okidač).

Ključne značajke i koncepti Zapiera:

• Integracije aplikacija: Zapier se može pohvaliti opsežnom bibliotekom integracija s tisućama popularnih web aplikacija u različitim kategorijama, uključujući CRM, e-mail marketing, upravljanje projektima, komunikaciju, pohranu u oblaku i e-trgovinu. Ovaj ogroman ekosustav čini ga izuzetno svestranim za različite poslovne potrebe.
• Zapovi: Osnovna jedinica automatizacije u Zapieru. Zap povezuje događaj okidača jedne aplikacije s događajem akcije druge aplikacije. Na primjer, Zap bi se mogao postaviti da automatski doda novog pretplatnika s kontakt obrasca vaše web stranice na vašu e-mail marketinšku listu i istovremeno stvori zadatak u vašem alatu za upravljanje projektima.
• Višekoračni Zapovi: Osim jednostavnih veza između dvije aplikacije, Zapier omogućuje višekoračne Zapove. To znači da jedan okidač može pokrenuti niz akcija na više aplikacija, omogućujući složenije i sofisticiranije radne procese.
• Filtri: Možete postaviti filtre unutar Zapova kako biste osigurali da se akcija dogodi samo ako su ispunjeni određeni uvjeti. To dodaje sloj uvjetne logike vašim automatizacijama.
• Putanje (Pathways): Za napredniju logiku grananja, Zapier Pathways omogućuju vam stvaranje Zapova koji mogu ići različitim putevima na temelju određenih uvjeta, nudeći veću fleksibilnost u dizajnu radnih procesa.
• Web-dojavnici (Webhooks): Zapier podržava web-dojavnike, omogućujući vam povezivanje s aplikacijama koje nemaju izravne integracije sa Zapierom slanjem ili primanjem podataka putem HTTP zahtjeva.
• Alat za formatiranje (Formatter): Ugrađeni alat koji vam omogućuje manipulaciju podacima prije nego što se pošalju u drugu aplikaciju. To može uključivati zadatke poput formatiranja datuma, promjene velikih i malih slova ili izvođenja jednostavnih izračuna.

Kako Zapier funkcionira: Praktičan primjer

Razmotrimo čest scenarij za međunarodne prodajne timove:

Scenarij: Potencijalni klijent pošalje kontakt obrazac na globalnoj web stranici vaše tvrtke. Želite osigurati da se ovaj potencijalni klijent odmah doda u vaš CRM, da se obavijest pošalje relevantnom prodajnom predstavniku putem Slacka i da se potencijalni klijent doda u određenu e-mail marketinšku kampanju.

Radni proces u Zapieru:

1. Aplikacija okidača: Obrazac na vašoj web stranici (npr. Typeform, Google Forms, prilagođeni HTML obrazac pomoću web-dojavnika).
2. Događaj okidača: 'Nova prijava obrasca'.
3. Aplikacija akcije 1: Vaš CRM (npr. Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
4. Događaj akcije 1: 'Stvori kontakt' ili 'Dodaj potencijalnog klijenta'. Povežite polja obrasca (Ime, E-mail, Tvrtka, itd.) s odgovarajućim poljima u CRM-u.
5. Aplikacija akcije 2: Slack.
6. Događaj akcije 2: 'Pošalji poruku u kanal'. Konfigurirajte poruku da uključuje ime i e-mail potencijalnog klijenta i navedite kanal ili korisnika kojeg treba obavijestiti (npr. kanal za prodajnu regiju koja pokriva zemlju potencijalnog klijenta).
7. Aplikacija akcije 3: Platforma za e-mail marketing (npr. Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
8. Događaj akcije 3: 'Dodaj pretplatnika' ili 'Dodaj kontakt'. Povežite e-mail adresu i potencijalno druge relevantne podatke s popisom za e-mail marketing. Ovdje biste također mogli koristiti filtar kako biste ih dodali u određenu seriju dobrodošlice na temelju zemlje ili interesa za proizvod navedenog u obrascu.

Ovaj višekoračni Zap automatizira cjelokupan proces unosa potencijalnog klijenta, osiguravajući da nijedan potencijalni klijent ne propadne, bez obzira na razlike u vremenskim zonama. Prodajni timovi primaju trenutne obavijesti, a potencijalni klijenti se odmah njeguju, što značajno poboljšava vrijeme odziva i stope konverzije.

Zapier za globalne tvrtke: Različiti primjeri upotrebe

• E-trgovina: Automatski sinkronizirajte nove narudžbe s platformi poput Shopifyja ili WooCommercea sa sustavima za upravljanje zalihama, računovodstvenim softverom (poput Xera ili QuickBooksa) i sustavima za korisničku podršku. Pokrenite obavijesti o otpremi.
• Sadržajni marketing: Kada se novi blog post objavi na WordPressu, automatski ga podijelite na društvenim mrežama (Twitter, LinkedIn, Facebook) i dodajte ga u nacrt e-mail newslettera.
• Korisnička podrška: Kada se stvori nova korisnička prijava u Zendesku ili Freshdesku, automatski stvorite odgovarajući zadatak u alatu za upravljanje projektima poput Asane ili Trella za dodijeljenog agenta.
• Ljudski resursi: Automatizirajte proces uvođenja novih zaposlenika tako da se informacije o novom zaposleniku iz HR sustava automatski koriste za stvaranje računa u potrebnim komunikacijskim i produktivnim alatima te ih dodajte na relevantne popise za uvođenje.
• Financije: Integrirajte aplikacije za praćenje troškova (poput Expensifyja) s računovodstvenim softverom kako biste pojednostavili financijsko izvještavanje i procese povrata troškova.

Predstavljamo IFTTT: Jednostavna i moćna automatizacija za svakodnevne zadatke

IFTTT, slično kao Zapier, omogućuje automatizaciju putem stvaranja 'Apleta' (ranije poznatih kao recepti). Njegova temeljna filozofija usredotočena je na jednostavne, moćne veze između usluga i uređaja. Iako je povijesno poznat po integracijama usmjerenim na potrošače u IoT-u (Internet stvari), IFTTT je značajno proširio svoje mogućnosti kako bi služio poslovnim potrebama, posebno za manje tvrtke, startupe i timove koji traže jednostavne automatizacije.

Ključne značajke i koncepti IFTTT-a:

• Apleti: Temeljni gradivni blokovi IFTTT-a. Aplet se sastoji od Ovoga (okidač) i Onoga (akcija). Slijedi jednostavnu logiku: "Ako Ovo, Onda Ono."
• Opsežna biblioteka usluga: IFTTT podržava širok spektar usluga, uključujući društvene medije, pohranu u oblaku, komunikacijske alate i ogroman ekosustav pametnih kućnih uređaja i IoT gadgeta.
• Uvjetna logika: IFTTT omogućuje uvjetnu logiku unutar Apleta. Na primjer, možete postaviti Aplet da se pokrene samo ako je određena ključna riječ prisutna u tweetu.
• Proaktivne obavijesti: IFTTT se može koristiti za slanje obavijesti na vaš telefon ili e-mail na temelju različitih okidača, informirajući vas o važnim događajima.
• Integracije s uređajima: Značajna snaga IFTTT-a je njegova integracija s mnoštvom pametnih uređaja, što se može iskoristiti za poslovne operacije na jedinstvene načine.

Kako IFTTT funkcionira: Poslovno orijentiran primjer

Razmotrimo scenarij za upravljanje prisutnošću na društvenim mrežama i timskom komunikacijom:

Scenarij: Želite osigurati da se svaki put kad se vaša tvrtka spomene na Twitteru, taj tweet spremi za kasniji pregled i da se obavijest pošalje u određeni Slack kanal za marketinški tim.

IFTTT Aplet:

1. Usluga okidača: Twitter.
2. Okidač: 'Novo spominjanje vas'. Možete navesti točno korisničko ime Twitter profila vaše tvrtke.
3. Usluga akcije: Google Drive (ili Dropbox, OneDrive).
4. Akcija: 'Dodaj datoteku u mapu'. Stvorite posvećenu mapu za spominjanja na Twitteru. Sadržaj tweeta bit će spremljen kao tekstualna datoteka.
5. Usluga akcije: Slack.
6. Akcija: 'Pošalji obavijest u kanal'. Konfigurirajte poruku da uključuje tekst tweeta, autora i vezu na tweet. Navedite Slack kanal (npr. #marketing-drustveni-mediji-spominjanja).

Ovaj Aplet osigurava da se zabilježe sva spominjanja brenda i da je relevantni tim odmah obaviješten, olakšavajući brzu interakciju i upravljanje reputacijom. To je posebno korisno za timove koji prate globalni sentiment brenda.

IFTTT za globalne tvrtke: Jedinstvene primjene

• Praćenje društvenih medija: Spremite sve Instagram objave s određenim hashtagom u mapu u oblaku za marketinšku analizu ili praćenje kampanje.
• Timski alarmi: Primite obavijest na telefon ako se status određene web stranice promijeni (npr. ako web stranica konkurenta postane nedostupna ili je kritična usluga prekinuta).
• Kuriranje sadržaja: Automatski spremite članke iz Pocketa ili Instapapera koji su označeni određenom ključnom riječi u zajednički dokument za timsku referencu.
• Automatizacija pametnog ureda: Ako vaš ured koristi pametnu rasvjetu ili termostate, možete stvoriti Aplet za automatsko isključivanje svjetla i podešavanje termostata kada posljednji zaposlenik napusti ured (možda potaknuto zajedničkim kalendarom ili geo-lokacijskom uslugom).
• Sigurnosna kopija podataka: Automatski napravite sigurnosnu kopiju važnih datoteka s usluga pohrane u oblaku na drugu uslugu radi redundancije.

Zapier vs. IFTTT: Odabir prave platforme za vaše poslovanje

Iako su i Zapier i IFTTT moćni alati za automatizaciju, oni zadovoljavaju malo različite potrebe i razine složenosti. Razumijevanje njihovih razlika ključno je za odabir najbolje opcije za vašu organizaciju.

Značajka	Zapier	IFTTT
Složenost radnih procesa	Podržava višekoračne Zapove, složeno grananje (Pathways) i prilagođenu logiku. Idealno za sofisticiranu automatizaciju poslovnih procesa.	Prvenstveno jednostupanjski okidači i akcije, s nekom uvjetnom logikom. Bolje prilagođen za jednostavnije, izravne automatizacije.
Integracije aplikacija	Ogromna biblioteka poslovno orijentiranih aplikacija. Više integracija sa softverom na razini poduzeća.	Velika biblioteka, s jakim naglaskom na potrošačke usluge, IoT uređaje i društvene medije.
Struktura cijena	Nudi besplatni plan s ograničenim brojem Zapova i zadataka. Plaćeni planovi skaliraju se na temelju broja zadataka, Zapova i značajki. Općenito skuplji za veliku količinu korištenja.	Nudi besplatni plan s ograničenim brojem Apleta. IFTTT Pro nudi neograničen broj Apleta, brže ažuriranje i prioritetnu podršku, obično po nižoj cijeni od Zapiera za sličnu osnovnu funkcionalnost.
Ciljana publika	Male i srednje tvrtke do velikih poduzeća, tehnički potkovani pojedinci, marketinški timovi, prodajni timovi, voditelji operacija.	Pojedinci, male tvrtke, startupi i timovi koji traže jednostavnu automatizaciju i IoT integraciju.
Korisničko sučelje i jednostavnost upotrebe	Intuitivno sučelje povuci-i-pusti za izradu višekoračnih Zapova. Moćno, ali može imati strmiju krivulju učenja za složene postavke.	Izuzetno korisnički prilagođeno, s vrlo jednostavnom logikom "Ako Ovo, Onda Ono". Lako za početnike za shvatiti i implementirati.
Manipulacija podacima	Ugrađeni alat Formatter za manipulaciju podacima.	Ograničene ugrađene mogućnosti manipulacije podacima.

Kada odabrati Zapier:

• Trebate automatizirati složene, višekoračne procese koji uključuju nekoliko aplikacija.
• Vaši radni procesi zahtijevaju sofisticiranu uvjetnu logiku ili transformacije podataka.
• Integrirate se s poslovnim softverom na razini poduzeća (CRM-ovi, ERP-ovi, itd.).
• Trebate napredne značajke poput zakazanih Zapova, filtara i specifičnih integracija aplikacija.

Kada odabrati IFTTT:

• Vaše potrebe za automatizacijom su relativno jednostavne, povezujući dvije usluge s izravnim okidačem i akcijom.
• Tražite isplativu automatizaciju za osnovne zadatke.
• Želite iskoristiti integracije s pametnim uređajima ili aplikacijama usmjerenim na potrošače.
• Jednostavnost upotrebe i brzo postavljanje su vam glavni prioriteti.

Također je vrijedno napomenuti da neke tvrtke koriste obje platforme. IFTTT može upravljati jednostavnijim, svakodnevnim automatizacijama i IoT integracijama, dok se Zapier bavi složenijim, temeljnim automatizacijama poslovnih procesa.

Implementacija automatizacije radnih procesa na globalnoj razini: Najbolje prakse

Uspješna implementacija automatizacije radnih procesa u globalnoj organizaciji zahtijeva pažljivo planiranje i razmatranje različitih čimbenika:

1. Identificirajte ponavljajuće zadatke i uska grla

Započnite mapiranjem svojih trenutnih poslovnih procesa. Identificirajte zadatke koji su ručni, dugotrajni, podložni pogreškama ili dosljedno uzrokuju kašnjenja. To su glavni kandidati za automatizaciju. Surađujte s timovima u različitim regijama kako biste razumjeli njihove specifične probleme i operativne nijanse.

2. Počnite s malim i ponavljajte

Ne pokušavajte automatizirati sve odjednom. Započnite s jednom ili dvije automatizacije visokog utjecaja i relativno jednostavne. To omogućuje vašem timu da nauči platformu, izgradi samopouzdanje i pokaže vrijednost automatizacije. Nakon uspjeha, možete postupno povećavati opseg.

3. Dajte prioritet sigurnosti i privatnosti podataka

Prilikom povezivanja različitih aplikacija, posebno onih koje obrađuju osjetljive podatke o klijentima ili tvrtki, osigurajte usklađenost s relevantnim propisima o privatnosti podataka (npr. GDPR, CCPA). I Zapier i IFTTT nude sigurnosne mjere, ali je ključno razumjeti kako vaši podaci teku i pohranjuju se. Odaberite integracije s uglednim, sigurnim aplikacijama.

4. Standardizirajte gdje je moguće, prilagodite gdje je potrebno

Iako automatizacija promiče standardizaciju, globalne operacije često zahtijevaju fleksibilnost. Na primjer, postavke obavijesti ili formatiranje podataka možda će trebati varirati ovisno o regionalnim standardima ili preferencijama tima. Koristite značajke filtriranja i uvjetne logike Zapiera i IFTTT-a kako biste udovoljili tim varijacijama.

5. Educirajte svoje timove

Pružite odgovarajuću obuku zaposlenicima koji će koristiti ili upravljati ovim alatima za automatizaciju. Osnažite ih da identificiraju nove mogućnosti za automatizaciju i čak izgrade vlastite jednostavne radne procese. To potiče kulturu stalnog poboljšanja i inovacija.

6. Pratite i optimizirajte

Automatizacija nije rješenje 'postavi i zaboravi'. Redovito pratite svoje automatizirane radne procese kako biste osigurali da rade ispravno i učinkovito. Tražite mogućnosti za njihovu daljnju optimizaciju kako se vaše poslovne potrebe razvijaju.

7. Uzmite u obzir jezične i kulturne nijanse

Prilikom postavljanja obavijesti ili automatiziranih komunikacija, budite svjesni jezika. Ako vaši timovi ili klijenti obuhvaćaju više jezičnih regija, razmislite kako će se percipirati automatizirane poruke. Iako Zapier i IFTTT prvenstveno upravljaju protokom podataka, sadržaj unutar tih tokova je važan. Na primjer, korištenje neutralnog jezika ili pružanje opcija za odabir jezika u automatizacijama okrenutim prema klijentima je ključno.

8. Integrirajte s postojećim sustavima

Prava snaga ovih platformi je njihova sposobnost integracije s alatima koje već koristite. Osigurajte da su aplikacije ključne za vaše globalne operacije (npr. međunarodni platni gatewayi, višejezični CRM-ovi, regionalni alati za suradnju) podržane od strane Zapiera ili IFTTT-a, ili da se mogu povezati putem web-dojavnika.

Budućnost automatizacije radnih procesa

Automatizacija radnih procesa više nije futuristički koncept; to je današnja nužnost za tvrtke koje teže agilnosti i konkurentnosti. Platforme poput Zapiera i IFTTT-a neprestano se razvijaju, dodajući više integracija i poboljšavajući svoje mogućnosti. Kako se AI i strojno učenje sve više integriraju u poslovne procese, možemo očekivati još sofisticiranije mogućnosti automatizacije, prelazeći s jednostavnih pravila okidač-akcija na inteligentnije, prilagodljive radne procese.

Za globalne tvrtke, ovladavanje ovim alatima znači izgradnju otpornijih, učinkovitijih i skalabilnijih operacija. Strateškom implementacijom automatizacije radnih procesa, organizacije mogu s većim samopouzdanjem upravljati složenostima međunarodnih tržišta, oslobađajući svoj najvrjedniji resurs – svoje ljude – da potiču inovacije i rast.

Zaključak

Zapier i IFTTT nude pristupačna, ali moćna rješenja za tvrtke koje žele automatizirati ponavljajuće zadatke i pojednostaviti poslovanje. Bilo da ste mali startup ili rastuće poduzeće, korištenje ovih platformi može otključati značajne dobitke u produktivnosti, učinkovitosti i točnosti. Razumijevanjem njihovih jedinstvenih snaga i primjenom najboljih praksi za implementaciju, globalne organizacije mogu iskoristiti moć automatizacije radnih procesa kako bi postigle svoje strateške ciljeve i uspjele u sve povezanijem svijetu.

Spremni za transformaciju svojih poslovnih procesa? Počnite istraživati Zapier i IFTTT danas i otkrijte beskrajne mogućnosti automatizacije.